Referat af møde i bestyrelsen d. 18.9.2019
Referat af møde i bestyrelsen
for Harrestrup Villakvarters Grundejerforening d. 18.9.2019.
Deltagere:
Annie Marott, formand
Lene Hansen, kasserer
Jens Hummelmose, sekretær
Michael Larsen, suppleant
Lyng Kvejborg Løfstrøm, suppleant
| Pkt. 1 | Godkendelse af dagsorden. |
| Dagsordenen blev godkendt | |
| Pkt. 2 | Godkendelse af referat af møde d. 20.5.2019 |
| Referatet blev godkendt og underskrevet. | |
| Pkt.3 | Budget og regnskab 2019 |
| Kontigentopkrævninger via PBS er udsendt til betaling 1.6.19. 3 parceller udestår. Rykkere sendes med deadline for betaling 1.11.19.
Status på modtagne gebyrer fra ejendomsmæglere: Der er i 2019 modtaget 3 henvendelser. Alle har betalt. |
|
| Pkt.4 | Godtgørelse for udgifter |
| I forbindelse med et øget aktivitetsniveau nedsættes flere udvalg (eks. jubilæumsudvalg og trafikudvalg) og dermed holdes en del udvalgsmøder. Det besluttedes at kompensere for udgifter til udvalgsmøder med kr. 20,00 pr person, der har deltaget i udvalgsmødet. Ordningen besluttedes for en prøveperiode på 1 år.
Suppleanterne involveres i bestyrelsesarbejdet i lighed med bestyrelsesmedlemmerne. Det besluttedes at der fremover ydes telefon- og kontortilskud til aktive suppleanter i samme størrelsesorden som til de ordinære bestyrelsesmedlemmer. |
|
| Pkt. 5 | Jubilæum i 2020 |
| Der har været møde i jubilæumsgruppen. Lene og Lyng refererede fra gruppens arbejde. Jubilæet holdes d 20.6.20 på Ejby Allé som tidligere aftalt. | |
| Pkt. 6 | Trafikudvalg |
| Vi har nedsat en lille arbejdsgruppe, der består af Michael, Annie og Charlotte (der er formand for gruppen.) Vi vil gerne ha undersøgt om der påtænkes trafikforanstaltninger på Sydkærsvej. Derudover ønsker vi en form for helhedsplan for trafiksaneringer i hele kvarteret, sådan at der ikke bliver lavet foranstaltninger i et område, som så blot betyder at trafikken omlægger sig til omkringliggende veje – der i værste fald slet ikke er bygget til yderligere trafik og derfor giver en forøget risiko for farlige situationer. Vi har fået henvendelse fra grundejerforeningen Ny Hvidovre om et samarbejde. |
|
| Pkt. 7. | Elektronisk post |
| Pt omdeles materiale vedr. generalforsamlinger til alle parceller. Det er en dyr og arbejdstung opgave for bestyrelsen. Postvæsenets takster er uhyrlige så omdeling med post som tidligere er fravalgt. På mødet i maj-19 drøftede vi at flere og flere modtager post via mail og vi besluttede at gå grundejerforeningens love igennem mhp at overveje om det er nødvendigt med vedtægtsændringer for at kunne overgå udelukkende til elektronisk post.
I lovenes §6 står:”Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i 1. kvartal og indkaldes skriftligt af bestyrelsen med 28 dages varsel. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal meddeles hvert enkelt medlem samtidig med indkaldelsen. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være indgivet skriftligt til formanden senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse.Senest 7 dage før generalforsamlingen skal evt. forslag deles ud til alle parceller.” Efter at have gransket teksten (og har haft den forelagt vores revisor) finder vi ikke at der er behov for en vedtægtsændring. Formuleringen i teksten anses som værende generel og der er ikke specificeret en distributionskanal. Det besluttes derfor, at sagen forelægges på næste generalforsamling så al materiale til grundejerne og herunder også generalforsamlingsmateriale (indkaldelse, dagsorden m. bilag og referater mm.) udsendes pr mail. Dog synes vi at det er vigtigt at parceller, der ikke har mulighed for at modtage mails, stadig kan få papirkopier af materialet. |
|
| Pkt. 8 | SGH |
| SGH har netop udsendt nyhedsbrev nr. 4, 2019. Henvisning hertil er lagt på hjemmeside og Facebook | |
| Pkt. 9 | Næste møde |
| 27.11.19 kl. 19.30 hos Jens | |
| Pkt. 10. | Evt. |
| Der har d. 12.9.19 været møde i Det Grønne Råd. På mødet skulle aftales, hvilke arbejdsområder/projekter man vil/skal arbejde med i den kommende periode.På baggrund af forslag fra mig blev oprettet en arbejdsgruppe vedr. trafik.I vores grundejerforening ønsker vi en helhedsplan for trafiksanering, sådan at der ikke laves foranstaltninger i eet område som så blot betyder at det medfører problemer i et andet område.
Det tilsluttede Det Grønne Råd sig. SGH´s repræsentanter i Rådet støttede kraftigt op om det og gik med i trafikgruppen. Samtidig fortalte repræsentanten fra kommunalbestyrelsen at man på møde i Trafik-og miljøudvalget d 9.10.19 skal behandle et forsag til trafikstrategi i kommunen. Referat fra mødet i Det Grønne Råd lægges på Facebook og på vores hjemmeside når det udkommer!
|
|
| Mødet slut kl. 20.30 | |
|
|
27.9.18 Annie Marott
