Referat af møde i bestyrelsen for Harrestrup Villakvarters Grundejerforening d. 9.11.2016.
Referat af møde i bestyrelsen for Harrestrup Villakvarters Grundejerforening d. 9.11.2016.
| Deltagere:
Annie Marott, formand Jens Hummelmose, sekretær Lene Hansen, kasserer Karin Ann Larsen, suppleant
|
|
| Dagsorden:
|
|
| Pkt. 1 | Godkendelse af referat af møde d. 12.5.2016
Referatet blev godkendt og underskrevet |
| Pkt.2 | Status vedr. regnskab 2016 |
| · Der er ingen, der er i kontingentrestance.
|
|
| · I forbindelse med salg af en 1.sals lejlighed er bestyrelsen blevet opmærksom på en ulighed i foreningens vedtægter – idet 2 ejere af hver sin del af boligen ikke har samme medlemsrettigheder som øvrige boligejere. Sættes på dagsordenen igen til næste møde.
|
|
| · Kontingentopkrævning er et uforholdsmæssigt omfattende og stort arbejde i sådan en lille grundejerforening som vores. Det blev aftalt at vi tager problematikken med på næste generalforsamling – samt at vi fremsætter forslag om at rykkergebyr opkræves med første rykkerskrivelse
|
|
| · Fra 2016 digitaliseres dokumenter (såsom regnskaber, referater mv.) i dropbox.com. Jens opretter dropbox og Lene arkiverer.
|
|
| · Vi har pr. 1.1.16 kr. 75.378,51 på indlånskontoen og kr. 24.546,51 på den alm. konto.
|
|
| · Status på gebyrer fra ejendomsmæglere i indeværende år er, at der har været 6 henvendelser -og 4 har indbetalt adm. gebyr.
|
|
| · I januar 2016 var 60 parceller tilmeldt mailordningen. I foråret ændrede vi tilmeldingsproceduren sådan at parceller selv er ansvarlige for af- og tilmelding til listen. På nuværende tidspunkt er 61 parceller tilmeldt.
Annie sender velkomstbreve til nytilflyttere på den dag, ejendommen overtages. Har en fornemmelse af, at brevet ”forsvinder” i overfyldte postkasser og vil fremover sende brevet ca. 14 dage efter overtagelsen.
|
|
| Pkt.3 | Planlægning af ordinær generalforsamling 2017 |
| Vi stiler mod at afholde generalforsamling d 9. marts 2017.
Bibliotekscafeen er reserveret til os i tidsrummet kl. 18 – 22.
Indkaldelse med dagsorden udsendes mindst 28 dage før (ultimo januar) – og indbydelse til fastelavnsfest d.26.2 skal medsendes. Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være os i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen – og evt. forslag skal være udsendt til medlemmerne mindst 7 dage før.
I 2017 skal der vælges revisor for 2017 og 2018. Charlotte Meng spørges om at genopstille. Derudover skal der være valg til formandsposten (2017 og 2018) samt til suppleantposten (2017).
Fortæring bliver som de to foregående år ( og med tilmelding.)
Charlotte Amon Meng spørges om at ville være dirigent igen.
Museumschef Poul Sverrild spørges om han vil komme og give et oplæg om Hvidovres historie som forstad.
På næste møde udarbejdes forslag til budget for 2017, dagsorden og indkaldelse.
|
|
| Pkt.4 | Orientering fra SGH
Der er netop udsendt nyhedsbrev fra SGH (nr. 8, november 2016) – er sat på hjemmesiden og på Facebook.
|
| Pkt.5. | Næste møde
Næste møde er d 26.1.2017 kl. 19.00 hos Karin Ann
|
| Pkt.6. | Evt.
Der var intet under dette punkt |
